Là một đất nước đang bước vào thời kỳ hội nhập, Việt Nam đã và đang có những hoạt động xuất nhập khẩu với những bước phát triển vượt bậc. Để có thể đưa hàng hóa về kho hoặc xuất ra nước ngoài, các doanh nghiệp sẽ cần phải khai báo với các cơ quan hải quan Việt Nam. Vậy khai báo khải quan là gì? Cùng tìm hiểu về khai báo khải quan và các quy trình khai báo hải quan trong bài viết sau.
Mục lục
Đôi nét về khai báo hải quan
Khai báo hải quan là gì?
Thủ tục khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc tại các cửa khẩu, cảng biển, sân bay, cho phép hàng hóa và phương tiện vận tải xuất / nhập khẩu từ biên giới Việt Nam. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói để được hỗ trợ khai báo và làm việc với cán bộ hải quan.
Mục đích khai báo hải quan
Đối với việc làm thủ tục hải quan, tựu chung có 2 lý do chính:
- Để Nhà nước tính và thu thuế: Đây là mục đích rất quan trọng, giải thích tại sao chúng ta lại dành nhiều thời gian và sức lực cho công việc này.
- Quản lý hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa ra vào lãnh thổ Việt Nam không thuộc danh mục cấm như nhập ngà voi, súng, ma túy vào Việt Nam hay xuất khẩu đồ cổ và động vật hoang dã ra ngoài lãnh thổ Việt Nam.
Quy trình khai báo hải quan chi tiết nhất
Tùy theo từng loại hàng hóa, hàng bách hóa hay hàng đặc biệt mà doanh nghiệp cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu
- Xem lại hợp đồng mua bán ngoại thương, trong đó có quy định các chứng từ liên quan như: hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ, chứng chỉ chất lượng, … nếu thấy bất hợp lý, sai sót thì cần làm rõ với người bán nước ngoài, hoặc ngay lập tức bổ sung nếu cần thiết và sửa chữa để tránh các khoản phí bổ sung;
- Kiểm tra kỹ lưỡng tính hợp lý, hợp lệ và đầy đủ của hồ sơ và nắm rõ các giấy tờ liên quan: Hợp đồng mua bán; Hóa đơn thương mại; Chi tiết đóng gói (Packing List); Vận đơn; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa). Ngoài ra, hàng hóa có thể yêu cầu các giấy tờ khác như: CA,…
- Kiểm tra chéo dữ liệu giữa các chứng từ sau khi đã kiểm tra thông tin, số liệu trên từng chứng từ để đảm bảo tính thống nhất, chính xác. Đặc biệt chú ý đến Hóa đơn và C / O (nếu có C / O ưu đãi thuế đặc biệt). Một số chi tiết cần đối chiếu như: tên hàng, mô tả, đơn giá, số lượng hàng hóa trên hóa đơn, hợp đồng; số lượng bưu kiện, vận đơn,…
Bước 2: Chuẩn bị chữ ký số, đăng ký với Tổng cục hải quan
Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng chữ ký số để kê khai thuế và các doanh nghiệp cũng có thể sử dụng chữ ký số này để kê khai hải quan. Nếu doanh nghiệp mới thành lập, sẽ cần mua chữ ký số mới. Sau khi mua, chữ ký số cần được đăng ký với Tổng cục Hải quan để có thể truyền tờ khai hải quan điện tử.
Đăng ký chữ ký số 2 lần (cùng của Tổng cục hải quan):
- Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số: để có thể truyền số container/seal, C/O… Làm xong, đợi vài tiếng là hệ thống cập nhật.
- Đăng ký Hệ thống ECUS5 VNACCS: để truyền được tờ khai, nhưng thường phải đợi vài ngày mới dùng được chức năng này.
Bước 3: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS
- Sử dụng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp.
- Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố.
- Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.
Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
- Kiểm tra chuyên ngành hàng hóa xuất nhập khẩu là việc của cơ quan có thẩm quyền, tiến hành kiểm tra mẫu để đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện xuất khẩu, nhập khẩu.
- Một số thủ tục kiểm tra nghiệp vụ thường gặp đối với hàng hóa nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm…
- Đối với hàng hóa xuất khẩu cần thực hiện thủ tục kiểm tra đặc biệt phù hợp theo nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương. Ví dụ: kiểm dịch thực vật, hun trùng,… Thông thường việc này là do người mua và người bán thương lượng.
- Hàng ngoại nhập khác. Đối với từng mặt hàng cụ thể, chủ hàng tự quyết định xem có phải kiểm tra chuyên ngành theo quy định hiện hành hay không.
Nếu hàng hóa cần kiểm tra chuyên ngành thì cần làm hồ sơ đăng ký với cơ quan kiểm tra theo yêu cầu, như:
- Kiểm dịch thực vật
- Kiểm dịch động vật
- Kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm
- Kiểm tra chất lượng và an toàn
- Đăng ký xe cơ giới, xe máy chuyên dùng.
Các yêu cầu về hồ sơ đăng ký đối với mỗi cơ sở là khác nhau. Thời gian giải quyết hồ sơ đăng ký là sau khi nhận được Giấy báo hàng đến (Arrival Notice) của hàng vận chuyển, thông thường từ 1-2 ngày trước khi tàu cập cảng.
Sau khi cơ quan chuyên môn tiếp nhận hồ sơ và xét thấy đầy đủ, hợp lệ sẽ cấp số và ngày đăng ký. Thông thường, họ sẽ viết và đóng dấu xác nhận vào đơn đăng ký mà bạn nộp.
Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan
- Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hàng vận chuyển, sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt để khai hải quan, nhập thông tin, dữ liệu hàng hóa vào tờ khai hải quan.
- Khi đã hoàn thành và kiểm tra các phần cần thiết của tờ khai, hãy truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.
- Kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như: mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm kho chờ thông quan,… Lưu ý: nếu sai các thông tin này, nhiều người có thể phải hủy tờ khai.
- Ngoài ra, còn cần kiểm tra số thuế phải nộp có đúng không.
Tờ khai sau khi truyền chính thức sẽ được hệ thống tự động phân luồng:
- Luồng xanh: Hệ thống đã được thông quan, cần đóng thuế, đến hải quan giám sát và làm thủ tục.
- Luồng Vàng: Hải quan kiểm tra chứng từ giấy.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy trước, sau đó mới kiểm tra thực tế.
Bước 6: Lấy lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng là chứng từ do hãng tàu (hãng tàu, đơn vị giao nhận) cấp để chỉ thị cho đơn vị lưu kho (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D / O.
Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng phục vụ cho việc kiểm tra hàng hóa tại cảng, lấy mẫu kiểm tra đặc biệt và làm thủ tục lấy hàng.
Trong thông báo hàng đến có các thông tin cần thiết như:
- Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh;
- Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không;
- Các loại phụ phí như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hàng không ghi thông tin phí).
Đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hàng yêu cầu mỗi khác nhưng về cơ bản cần cầm theo những chứng từ sau:
| Giấy Tờ | Số Lượng | Quy Cách |
| Chứng minh nhân dân | 01 bản | Photo |
| Vận đơn | 01 bản | Photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hàng có bản photo sẵn, nhưng có hàng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan. |
| Vận đơn gốc (nếu có) | 01 bản | Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hàng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc. |
Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Tùy theo quy trình khai báo mà cần chuẩn bị những giấy tờ khác nhau.
Khai báo luồng xanh
Chỉ cần in tờ khai hải quan trên phần mềm và in mã vạch từ trang thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan, đưa đến hải quan giám sát và làm thủ tục.
Khai báo luồng Vàng
Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:
| Giấy tờ | Số lượng | Quy cách |
| Giấy giới thiệu | 01 bản | Photo (có chữ ký và con dấu của công ty khách hàng) |
| Tờ khai hải quan | 01 bản | Bản in từ phần mềm |
| Hóa đơn thương mại | 01 bản | Bản chụp |
| Vận đơn và các chứng từ vận tải khác | 01 bản | Bản chụp (có dấu doanh nghiệp, mộc của hãng vận chuyển) |
| Chứng nhận xuất xứ | 01 bản gốc (nếu có) |
|
| Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành | 01 bản gốc | Có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành |
| Chứng từ khác (nếu có) | 01 bản chụp |
Ngoài ra, chuẩn bị các bản sao của các tài liệu khác để tham khảo hoặc xuất trình, nếu cần thiết: hợp đồng mua bán, phiếu đóng gói, và các tài liệu liên quan như danh mục hàng hóa, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật …
Nguyên tắc là: “Chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục”
Khai báo luồng đỏ
Chuẩn bị hồ sơ cho 2 nghiệp vụ sau:
- Hải quan kiểm tra chứng từ: Chuẩn bị như với luồng Vàng.
- Hải quan kiểm tra hàng (kiểm hóa): Cần thêm chứng từ để làm thủ tục kiểm hóa tại cảng, hoặc kho. Ngoài ra cần chuẩn bị thêm: Giấy giới thiệu, Lệnh giao hàng (còn hạn).
Bước 8: Làm thủ tục tại chi cục hải quan
Khai báo luồng xanh
- Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng, in tờ khai hải quan và đưa đến cơ quan giám sát hải quan để làm thủ tục.
- Tuy nhiên, vẫn có trường hợp hải quan nghi ngờ và hỏi thêm chi tiết hàng hóa.
Khai báo luồng vàng
Cán bộ hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy. Có một số tình huống phổ biến có thể xảy ra:
- Hồ sơ chuẩn, không cần hỏi. Hải quan xem chứng từ để làm thủ tục hải quan.
- Hải quan đã kiểm tra hồ sơ, phát hiện một số chỗ chưa rõ ràng và chưa hợp lý sẽ chất vấn. Người khai báo phải giải trình và xuất trình các tài liệu khác (nếu cần). Nếu hài lòng, họ sẽ thông quan.
- Nếu có vướng mắc mà giải trình chưa hợp lý thì hải quan sẽ yêu cầu sửa lại tờ khai cho phù hợp. Khi đó, người làm cần truyền sửa tờ khai trên phần mềm. Nếu hải quan thấy tờ khai sửa đổi hợp lý thì sẽ thông quan. Nếu chưa hợp lý, hãy lặp lại các bước trên cho đến khi hoàn tất.
- Nếu tài liệu, mô tả của người khai chưa đủ thuyết phục hoặc có lý do nghi ngờ việc khai hải quan gian dối thì cán bộ tiếp nhận có thể báo cáo lãnh đạo và đề nghị lãnh đạo chuyển sang kiểm tra hàng hóa trực tiếp. Kiểm tra hàng trực tiếp. Điều này hiếm khi xảy ra nhưng vẫn có thể xảy ra, đặc biệt đối với những chủ hàng mới nhập khẩu lần đầu, có mặt hàng nhạy cảm có nguy cơ gian lận cao.
Khai báo luồng đỏ
Nếu không may mắn vào luồng này, người gửi hàng có thể sẽ tốn nhiều chi phí hơn.
- Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy tờ, giống như luồng vàng. Nếu cần hỏi, chỉnh sửa tờ khai thì người làm cũng phải hoàn thành cho xong
- Khi bộ chứng từ và tờ khai hợp lệ, cán bộ tiếp nhận sẽ chuyển hàng cho bộ phận kiểm tra thực tế (thường gọi là “giám định”).
- Khi kiểm tra tại chỗ, trực tiếp hoặc qua máy soi, nếu Hải quan phát hiện sai sót trong khai báo, ví dụ: quá nhiều chủng loại hàng hóa, không đúng chủng loại … thì tùy theo mức độ mà xử lý. Nếu không có vấn đề gì, hãy quay lại chi cục giải quyết thông quan cho lô hàng.
- Sau khi đã có tờ khai thông quan, cuối cùng cần in mã vạch tờ khai từ website của tổng cục hải quan, xuống hải quan giám sát tại cảng/ kho để làm nốt thủ tục. Hải quan sử dụng thiết bị để đọc mã vạch và ký tài liệu.
- Vậy là hoàn tất thủ tục hải quan. Nhân viên giao nhận mang theo lệnh vào cảng/ kho làm thủ tục đổi lệnh của cảng/ kho để giao cho xe kéo hàng. Chú ý hạn mức đơn hàng (hàng nguyên container), nếu thấy đơn hàng quá hạn phải đến hàng tàu gia hạn trước khi đổi lệnh ở cảng.
Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói uy tín Top One Logistics
Với mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đang gặp khó khăn với những thông tư, nghị định về khai báo hải quan, Top One Logistics đã mang đến dịch vụ hải quan trọn gói, khai thuê hải quan với khả năng xử lý thủ tục hải quan, hỗ trợ giải quyết vấn đề thông quan nhanh chóng.
Đến với Top One Logistics, khách hàng sẽ được tiếp cận với các dịch vụ hải quan như:
- Dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói xuất khẩu
- Dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói nhập khẩu
- Các dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói khác như: Xin cấp giấy phép cấp bộ ngành, dịch vụ hoàn thuế, dịch vụ thủ tục hải quan đối với các loại hình hàng hóa dự án, hàng tham gia triển lãm,…
Liên hệ với Top One Logistics ngay để được tư vấn và hỗ trợ khai báo hải quanh nhanh chóng.
- Địa chỉ: 5 Hoàng Việt, Phường 4, Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh
- Giờ Hoạt Động: 8h00 đến 17h00 – Từ thứ 2 đến thứ 7
- Website: www.vanchuyenhanggiatot.com
- Email: Truong@atl.vn
- Hotline: 0939.54.54.55 – Mr Nguyễn Minh Trưởng
Trên đây là bài viết chia sẻ 8 bước trong quy trình khai báo hải quan chi tiết nhất. Hỵ vọng bài viết đã cung cấp đủ thông tin mà bạn cần nhất.